Vous pensez avoir enfin réussi à trouver des candidat(e)s qui vous semblent intéressant(e)s par rapport au recrutement que vous avez lancé ? La lecture des CVs et les premiers échanges téléphoniques vous laissent supposer qu’il peut y avoir une bonne adéquation avec votre besoin mais il reste l’étape de l’entretien en face à face !
Celle qui va vous permettre de valider que le candidat correspondant au poste et à votre culture d’entreprise, mais celle également durant laquelle vous devrez valoriser votre entreprise pour être suffisamment attractif si vous pensez détenir la perle rare.
Alors, savez-vous exactement quels seront les critères sur lesquels vous allez évaluer vos candidats ? Le plan de vos questions est-il clairement établi ? Comment être sûr de comparer les différents candidats selon les mêmes critères et ne pas rester en fin d’entretien sur un « je le sens bien » ou « je ne le sens pas » !?
Autant de points que nous allons aborder dans cet article en vous livrant quelques clés.
La préparation de l’entretien est tout aussi importante pour vous !
Vous attendez de votre candidat qu’il se soit préparé à son entretien ; soyez donc tout aussi exigeant avec vous-même et préparez pour chaque candidat qui sera reçu, un dossier avec son CV, son courrier et éventuellement les autres pièces justificatives qu’il vous aura joints.
Prenez le temps de relire ces documents afin d’être pertinent sur vos questions et d’aller à l’essentiel pendant cette rencontre.
L’entretien est un échange et le candidat pourra vous poser des questions sur le poste, l’entreprise, les éléments du contrat… Vous devez être capable, à ce stade du processus, de lui apporter des réponses claires et précises qui seront également des points rassurants pour votre potentiel(le) futur(e) collaborateur(ice).
Dans le cas d’un entretien avec plusieurs interlocuteurs internes, répartissez-vous les thèmes des questions abordées afin d’éviter les redites sans valeur ajoutée pour vous et redondantes pour le candidat.
L’accueil du/de la candidat(e)
Tout comme vous êtes sensible à l’accueil qui vous est réservé lorsque vous entrez dans un établissement, le candidat le sera tout autant par rapport à l’accueil que vous lui réserverez. Informez votre service d’accueil de son heure d’arrivée afin qu’il soit accueilli par son nom, avec le sourire, en lui proposant un café, un thé ou un verre d’eau. Idéalement dans un espace d’attente dédié et en lui précisant qu’il va être reçu à l’heure (ou avec quelques minutes de retard si c’est le cas). « Brisez la glace » et mettez le candidat à l’aise lorsque vous venez le chercher. Pour certains candidats, cet exercice peut générer du stress et ne vous permettrait pas de le percevoir en situation « normale ».
L’entretien est un échange, pas un interrogatoire !
L’une des possibilités pour commencer l’entretien est de revalider que le candidat a bien compris la fiche de fonction et d’y apporter des compléments si nécessaire. C’est aussi l’occasion de vérifier s’il s’est suffisamment renseigné sur l’entreprise, votre culture et vos activités.
Plusieurs possibilités s’offrent à vous ensuite pour structurer votre entretien par rapport à son parcours :
- Soit par une explication chronologique des formations et du parcours du candidat
- Soit pour les profils avec des expériences multiples et/ou similaires une synthèse des missions ou responsabilités tenues lors des différentes expériences
Dans un cas comme dans l’autre, votre plan de questions que vous avez préparé vous permettra de rebondir sur les points que vous souhaitiez tout particulièrement revalider et dont les thématiques peuvent être très variées : expertise technique – leadership – performance – outils ou matériels utilisés – périmètre des responsabilités – type de management – difficultés rencontrées – expériences réussies avec chiffre à l’appui – périmètre géographique.
Pour alimenter votre échange, vous disposez de différents types de questions :
- Les questions ouvertes pour faire parler le candidat : qui – quoi – comment – pourquoi…
- Les questions fermées dont les réponses sont « oui » ou « non » et qui permettent de valider un point ou de reformuler pour vérifier la bonne compréhension ou obtenir un engagement
- Les questions relais du type « C’est-à-dire » ? « Par rapport à quoi ? » dont l’objectif est de relancer l’interlocuteur de manière empathique sur une réponse qui ne vous parait pas assez explicite
- Les questions miroirs qui permettent d’approfondir un point de façon plus subtile qu’un « Pourquoi ? » (exemple : « Je n’ai pas aimé… » « Vous n’avez pas aimé… ? »)
- Les questions suggestives afin de réorienter la discussion ou obtenir un engagement : « Ne pensez-vous pas que… ? »
Une méthode fiable
Quel que soit le sujet abordé, la meilleure façon de vérifier les affirmations du candidat est de lui demander de vous donner un ou des exemples concrets en relation avec ce qu’il vient d’affirmer.
Pour se faire, la méthode STAR est très efficace, elle consiste à :
- Replacer la Situation et le contexte dans lequel se trouvait le candidat lors de l’exemple
- Décrire les Tâches que le candidat a fait ou les missions qu’il a conduites
- Les Actions qu’il a menées ou les outils qu’il a utilisés – avec qui et sur quelle durée
- Indiquer les Résultats qu’il a obtenus
En suivant cette méthode (ou la méthode SCORE qui s’appuie sur le même principe), vous obtenez des éléments concrets et non plus uniquement du déclaratif invérifiable
Clôturer l’échange
Les entretiens durent en général entre 1 et 2 heures et il est important de ne pas épuiser votre candidat(e) 😉 Durant ce laps de temps, vous avez en principe abordé la formation du candidat, son parcours et les motifs des changements de poste, ses motivations pour vous rejoindre, sa personnalité (soft skils), le détail de sa rémunération et ses prétentions de salaire.
Il est temps de prendre congé du candidat et de lui indiquer quelle sera la suite du processus de recrutement et à quel moment vous vous engagez à lui donner une réponse positive ou négative (en la motivant avec des critères objectifs).
La clôture de ce moment peut se terminer par une visite des locaux. C’est d’autant plus important si vous recrutez un profil en logistique, en production ou en R&D. Mais c’est également utile pour les postes des fonctions support ou administratives ou encore commerciales sédentaires (les open-space sont parfois des critères rédhibitoires…).
Structurer son analyse
Pendant que vous êtes encore « à chaud », profitez de rédiger et structurer vos avis et impressions sur l’entretien (idéalement sur une fiche que vous aurez élaborée avec l’ensemble des critères d’analyse et qui sera identique pour chaque candidat reçu pour un même poste).
- Débriefez de vos entretiens avec le ou les autres interlocuteurs que le candidat a rencontrés
- Ne prenez pas de décision hâtive mais au contraire accordez-vous si possible 24h pour prendre du recul sur votre analyse
Pour rappel il est formellement interdit par la loi et les conventions internationales approuvées par la France de discriminer un(e) candidat(e). À ce jour, 26 critères sont fixés tels que le sexe, l’âge, l’état de santé, la situation de famille…
Si vous avez rencontré une perle rare, gardez la dynamique de cette rencontre pour formaliser votre offre et appelez votre candidat pour lui annoncer que vous souhaitez l’intégrer à vos équipes ! Confirmez votre offre par écrit avec tous les éléments de votre proposition (détail du salaire, statut, avantages…).
Félicitation à vous et au candidat, c’est le début d’une nouvelle collaboration !
Mais attention, la phase d’intégration d’un nouveau collaborateur est tout aussi importante que les phases de sélection… Soyez donc particulièrement attentif à l’intégration de votre collaborateur(rice) !
Que cet entretien (face à face) soit intermédiaire ou décisif dans la prise de décision finale, ces premières règles simples sont à suivre et permettent de réussir cette étape du recrutement !
Toutes ces étapes de préparation et d’entretien sont détaillées dans notre livre blanc téléchargeable gratuitement